提高会议效率的关键——只提建设性意见的

by 李笑来 on 2009/02/18

in 想明白(系列),把时间当作朋友

相对来看,“看到问题”要比“解决问题”容易得多。几乎每一个人都能看到问题,但永远只有少数人肯花费时间精力去考虑“如何解决问题”。在这个原本就比例已经很小的人群里,又只有极少数人愿意花费更多的时间精力去考虑“如何更加周全有效地解决问题”。

在这种情况下,“越差越牛”的重要例子之一就很常见了:那些“只不过看到问题而已”的人相对来看更喜欢发表意见;而那些愿意花费时间精力去寻求“解决方案”或者“更加周全的解决方案”的人实际上并非“低调”,而是“清楚地知道自己尚未得到一个有效的解决方案”于是因此暂时“无法发表意见”。

为了提高开会的效率,会议成员只需要定下一条“铁律”,就可以砍掉90%以上的不必要会议时间开支:“只提建设性意见”。

一条意见是否是“建设性的”,可以用特别简单的标准衡量:“能否解决问题?”实际上,一切不能解决问题的意见,无需讨论,讨论了也没有意义;进一步讲,甚至连提出的必要都没有——提出一个解决不了问题的意见,浪费讲话者时间的同时,浪费其他与会者的生命。

“问题”无所不在,并且一个问题的解决几乎总是伴随着一个新的问题的产生。某种意义上,“问题”无需“发现”,“看不到问题”反倒说明一个人观察能力太差,差到“有眼无珠”才“视而不见”[1] 。而“解决问题”才是对思考能力的检验。“看到了问题”之后不去考虑“如何解决问题”的人在任何一个追求效率的团队里都注定是个废物——早晚要被“新陈代谢”出去,如果结局并非如此,那么整个团队弄不好就是个注定要消失的有机体。

如果再严格一点,所有的“抱怨”都是在会议中为了提高效率而应该被禁止的。因为“抱怨”从不解决问题,甚至只能引发新的问题——成员之间开始互相推诿责任,相互之间开始产生信任缺失,甚至开始不自觉地构筑“防御系统”,进而使“合作”变成“寄生”,使“竞争”变成损人不利己的“抗争”……

每个与会者都应该执行这条铁律“只提建设性意见”。也只有这样,才能把更多的注意力放在甄别“解决方案”是否只对某一个人或者某一部分人有利,抑或“解决方案”是否足够周全、副作用最小等等。会议,本质上来看,就是为了解决问题而开。每天,全球各地的无数个角落里,都有无数人的时间精力被浪费掉——仅因为忽视了这样一个简单的“铁律”。


开会还有其它更多的技巧与规则,最好的一本基础书籍大概就是《罗伯特议事规则》了。


Footnotes:

  1. 不排除有些问题确实太过隐蔽,乃至于发现它都需要天分——但1)毕竟这种问题比例上来看,太少太少;2)即便在这种情况下,“看得到”、“想明白”、“说清楚”之中,还是“说清楚”最难。 []

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1 phil 2009/02/18 at 17:15

正在看那本书.
首先是自己要做到只提建设性意见,到真要做到推行这种高效的会议,需要多大的影响力呢?就算有足够的影响力,最后的效果还是取决于别人,而别人对自己来说则充满不可控的随机因素。
“看得到”、“想明白”、“说清楚”之中,还是“说清楚”最难。“说清楚”的最终目的,是影响他人吧。这一点也许才是最难的。
不管采取什么方式来表明自己只是因为想要“说清楚”而“说清楚”,其实还是要去分享一种思想意识,从而进行更深入的讨论总结。你可以因为“想明白”而很轻松地接受无法改变的因素,但还是会很遗憾,因为你影响不了别人从而问题并没有解决啊。
 

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2 日月山人 2009/02/18 at 17:20

 笑来老师.只提建设性意见??  有一点疑惑,发现了问题,但是自己无法解决而不提,是不是不于团队沟通呢?
    有问题,个人解决不了,可以找团队的智慧解决嘛??
 
 

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3 日月山人 2009/02/18 at 17:23

1楼的疑惑也是我的困惑。。。

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4 幻庵 2009/02/18 at 17:26

日月山人说得有道理.

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5 一天一天 2009/02/18 at 18:02

很多浪费时间的意见就是在于大家都觉得自己的意见是建设性意见,问题是:怎么去界定一个意见是不是建设性意见~~

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6 假装文化人 2009/02/18 at 19:05

我还是一名学生,可能还没受过会议多的苦,但是我感觉——正如同上面网友提到的一样——许多时候是方案确实有缺陷,任何人都没有独立发现和解决其中缺陷的能力,这时候有人能发现其中的缺陷,即使不能解决,也是一种贡献啊。能够提出方案的不完美,再群策群力,努力解决,虽然最终不一定能完全解决,但是最起码能对方案的实施中可能出现的问题有些心理准备。因为现实生活中,像您说的真正脑子十分清楚的人还是比较少的,所以大家把自己能贡献的都贡献出来还是有意义的。
当然,我完全同意您后面的观点——抱怨(在任何时候)是最没用的东西。

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7 Genegun 2009/02/18 at 20:28

其实感觉“发现问题”还是比“解决问题”困难。表明上好像问题很容易挑出来,但那些都是问题导致的后果及其现象,很多时候只是所谓的显式问题、含糊问题。真正要明察导致现象产生的根源,即隐式的明确的问题其实并不容易。为什么问题难以解决?一个原因就是没有把真正的病根抓住。对症才能下药。如果本都没有正确的把握,自然不可能解决问题。其实大众是很喜欢提出解决问题的宏论的,但是只不过是自娱娱人而以。大多数情况下,缺乏洞察问题本源的能力使他们对问题的思考失之于肤浅;缺乏经验和历练使他们的解决方案流于形式;缺乏相应的决心、资源和执行力使他们的行为成为一种自我安慰。

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8 Leonard 2009/02/18 at 20:43

提建设性意见是提高会议效率的关键。
也是第一步,第一步做不到,后面的所有问题都解决不了。
 

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9 jacobi 2009/02/18 at 22:46

在有些会议中,brainstorming是一个很重要的环节,而brainstorming的内容有时候可以暂不考虑当前是否能实现,而是越多越好。而后再从那些想法中找到或者结合那些好的创意和并探讨切实可行的方案,慢慢缩小范围。我觉得“只提建设性意见”在会议中的brainstorming环节会限制与会者的想象力。

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10 连衡 2009/02/20 at 05:04

发现了问题,但是自己无法解决而不提,是不是不于团队沟通呢?—-这个问题和笑来说的不矛盾啊,他是说不讨论非建设性意见,没说不能提自己不能解决的问题啊。提什么问和讨论什么是不一样的概念,自己尽说问题或说没用的意见和自己无解征求大家意见也不一样啊。他是说开会的主要方法原则,根据主要原则灵活对待具体问题就好。

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11 yayv 2010/03/07 at 07:17

要做到这一点挺难。
1. 需要会议组织者明白要解决的是什么问题,明确问题的本质。有太多的会议纠缠在这个阶段了
2. 需要会议组织者提前下发会议提纲和要解决的问题列表。这步不难但很容易被忽略。
3. 要避免只能看到自己可以解决的问题。这一点太难了。有时间我也需要写一篇blog讨论一下

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